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難點一：空間浪費，傳統的檔案室采用分區存放檔案，當檔案數量很多時需要較大的空間進行存放，如果遇到儲位分配不合理的情況，會造成空間的剩余或不夠用，導致庫房空間的浪費或緊缺。
難點二：盤點復雜，檔案工作者要對各類檔案的接收、分類、編目，編制、檢索進行管理，定期盤點時，要對照紙質檔案一個個對比，工作量大且容易出現疏漏。
難點三：查找困難，傳統檔案材料分區分類存放，查找時要先到區找到類別，再翻閱檔案查找需要的那份檔案。當遇到檔案數量多、使用頻繁的情況下，檔案查找工作更加困難。
難點四：環境問題，檔案資料的存放管理對環境有明確的要求，過高或過低的溫度，過濕或過干的空氣環境都會對紙張纖維素造成破壞。傳統檔案裝具以及檔案室沒有溫濕度檢測及提示，不能保障檔案的存放條件。
難點五：防盜性差，傳統檔案室主要依靠依靠機械鎖具進行管理，如遇借閱人員較多，現場混亂且管理人員不足，或是檔案室鑰匙丟失時，容易造成檔案丟失。
智能密集架由固定列和移動列共同組成，在一定的距離內移動架體，這樣就大大節省了檔案存放的空間，節省出來的空間可以儲存更多的檔案文件。組列架體組合，多層次結構，可以根據空間大小定制產品規格，整個空間以立方計算，因此擁有龐大的儲存量。
智能密集架管理系統融合RFID無線射頻技術，可輕松讀取密集架指定列中RFID標簽的全部標簽值，將盤點結果上傳系統平臺，通過分析對比，將密集架中的檔案情況以可視化的形式展示給管理人員，簡化盤點過程、提高盤點準確度，大大節省人力。
智能密集架嵌入了電腦控制系統，密集架的每一列均配備有彩色液晶觸摸屏，通過物聯網技術，工作人員可通過屏幕對密集架內檔案資料存放情況進行檢索查閱，讓檔案查找不再困難。同時也可通過客戶端的系統平臺檢索到檔案所在密集架情況，通過系統平臺上操作還可實現遠程開啟該檔案所在密集架列，直接進入拿取檔案，智能化的操作為工作人員節約了大量時間。
針對檔案存放環境問題，智能密集架中通過裝置溫濕度檢測模塊，對檔案存放環境的溫濕度進行實時檢測，當溫濕度超出閥值，會發出溫濕度調節提醒。如果有條件，還可實現溫濕度調節設備與智能密集架直接通信，實現檔案環境溫濕度自動調節。
檔案資料的防盜性也是檔案安全防護的一部分，同樣也是采用RFID無線射頻技術，無線電訊號識別特定目標并讀寫相關數據。智能密集架通過與RFID門禁通信，實時監控檔案室出口，若貼有RFID標簽的檔案盒或資料通過RFID門禁時，RFID門禁可讀取該標簽的ID并發出警報，有效阻止檔案資料被盜。
